Todo paciente passa pelas mesmas fases até começar um tratamento. O funil de vendas apenas dá nome a essas fases e mostra onde a clínica está perdendo gente. Sem ele, o problema parece ser "falta de paciente"; com ele, quase sempre se descobre que o problema é paciente que chegou e não foi acompanhado.
As 6 etapas (e o que fazer em cada uma)
1. Novo contato
O paciente chamou no WhatsApp, Instagram ou telefone.
- Ação: responder rápido, entender o interesse e agendar a avaliação.
- Métrica: tempo de resposta e % de contatos que agendam.
2. Avaliação agendada
- Ação: confirmar na véspera e lembrar o endereço. Modelos em mensagem de confirmação de consulta.
- Métrica: taxa de comparecimento.
3. Avaliação e simulação
O momento mais importante. É aqui que o paciente decide se confia.
- Ação: mostrar a prévia do tratamento sobre a foto do próprio paciente e apresentar o plano.
- Métrica: % de avaliações que recebem proposta.
4. Proposta enviada
- Ação: enviar no mesmo dia, por link, com prévia, itens, parcelas e validade. Veja como apresentar orçamento odontológico.
- Métrica: % de propostas abertas.
5. Negociação e follow-up
- Ação: follow-up em 2, 7 e 15 dias; responder objeções; oferecer etapas ou parcelas. Modelos em follow-up no WhatsApp e objeções ao orçamento.
- Métrica: tempo até o fechamento.
6. Fechado ou perdido
- Ação: no fechado, agendar o início; no perdido, registrar o motivo.
- Métrica: taxa de fechamento e motivos de perda.
Onde as clínicas mais perdem
| Vazamento | Sintoma | Correção |
|---|---|---|
| Resposta lenta | Paciente agenda com outra clínica | Resposta automática + recepção treinada |
| Avaliação sem prévia | "Vou pensar" | Simulação na consulta |
| Proposta no dia seguinte | Paciente esfria | Enviar antes de ele sair da clínica |
| Sem follow-up | Orçamento esquecido | Lembretes automáticos no CRM |
Como acompanhar
Um quadro com as etapas em colunas (o "kanban") mostra tudo de uma vez: quantos pacientes em cada fase e quanto dinheiro está parado. É o coração de um CRM para clínica odontológica.
Perguntas frequentes
Qual a taxa de fechamento ideal?
Depende do tipo de tratamento e do ticket. Mais importante que um número de referência é medir a sua taxa hoje e acompanhar a evolução. Veja como calcular a taxa de fechamento.
Quantos follow-ups fazer?
Três contatos espaçados (2, 7 e 15 dias) costumam ser suficientes sem parecer insistente. Depois disso, mova para "reativação" e retome em 60 a 90 dias.